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Introduction
L'ordre de mission est un document souvent négligé à tort : sa qualité permet souvent d'éviter des problèmes beaucoup plus graves, qu'ils soient relationnels avec le commercial, financiers pour le salarié, évite les difficultés chez le client pouvant atteindre l'image de marque, permet de faciliter l'équilibre entre la vie personnelle et professionnelle etc.
A titre d'exemple, un mauvais ordre de mission peut rapidement entraîner des frais de plusieurs milliers d'euros lorsque certains cas n'ont pas été initialement prévus.
Notre objectif est de vous fournir ici les éléments pour vérifier la qualité de vos ordres de mission et de faire le calage avant le départ, plutôt qu'après. L'expérience montre qu'un calage à postériori se termine souvent mal, le raisonnement "on verra après le démarrage de la mission" mène très souvent à la catastrophe dès que le moindre incident arrive. Lorsque les règles du jeu sont fixées avant, tout est clair, et les difficultés liées à la mission ne prennent pas d'inutiles proportions.
Mission proche
Mission éloignée - Grand déplacement
Lors d'un grand déplacement, le salarié est empêché de rejoindre son domicile sur place. L'impact sur la vie est donc maximal, et l'ordre de mission doit donc être particulièrement soigné.
Éléments de base
L'ordre de mission doit préciser, ad minima :
- L'adresse du client,
- Les conditions de déplacements : moyens de transports, hôtels...
- La fréquence de retour au domicile,
- Les frais de repas : notamment celui du soir qui n'est pas usuellement couvert,
- La contrepartie en temps ou en défraiement pour les temps de transports inhabituels,
Le transport sur la ville destination
Éléments de base
L'ordre de mission doit clairement aborder les sujets suivants :
- Quels sont les moyens de transports qui seront mis à dispositions du salarié pour aller, et revenir
- A quelle fréquence pourra-t-il faire ses allers / retours
- Sur quel temps (temps de travail, temps de trajet...) sera fait le trajet
Contrepartie au temps de trajet
Le temps de déplacement excède le temps nécessaire pour se rendre sur le lieu habituel de travail et donne donc lieu à une contrepartie (cf. lieu habituel de travail).
Si le trajet est effectué sur le temps de travail, ce qui est souvent entendable par le client pour une partie de ce temps, cette partie du temps n'a pas à donner lieu à compensation.
Pour le reste du temps, il est important du bien définir la compensation pour permettre la bonne gestion de la mission éloignée.
Le logement
Le logement, sa qualité, sa proximité du lieu du client ou des gares / aéroports pour faciliter le retour, est un élément important des conditions de déplacement. Le choix de l'hébergement peut impacter d'autres frais : par exemple, s'il n'est pas possible de cuisiner dans le logement, cela augmentera les frais de repas le soir.
Hôtel
L'hébergement à l'hôtel présente les caractéristiques suivantes :
- Coût journalier de l'hébergement, avec parfois possibilité de négocier le tarif pour des périodes assez longues,
- Possibilité d'arrêter la location du jour au lendemain en cas de fin anticipée de mission,
- Prise en charge du petit déjeuner,
- Peu de risque pour le salarié,
- Coût élevé pour l'entreprise,
- Vie sociale limitée : espace restreint, difficile d'inviter des amis ou d'organiser des soirées...
Appartement
Solution souvent alternative à l'hôtel, notamment pour des aspects de coûts, la location d'un appartement présente clairement de nombreux avantages mais recèle des risques très importants qu'il est nécessaire de maîtriser.
Appartement meublé
Appartement non meublé
Les questions auquel doit absolument répondre l'ordre de mission
Appartement hôtel
Le transport du lieu de logement au site client
Le temps de déplacement qui excède le temps nécessaire pour se rendre sur le lieu habituel de travail doit donner lieu à une contrepartie (cf. lieu habituel de travail).